ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application software) หมายถึง โปรแกรมที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานเฉพาะอย่างตามความต้องการของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ได้รับความนิยม เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมคำนวณ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมค้นหาข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต เป็นต้น ซึ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป

      3.1 ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน
      ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (Application Software for Specific Surpose) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้น เพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟต์แวร์ที่มีความชำนาญงานในด้านนั้น หรือพัฒนาโดยบุคลากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรนี้ก็ได้ โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือสร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อน จึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของกรมศุลกากร โปรแกรมฝากถอนเงินของธนาคาร โปรแกรมระบบสินค้าของห้างสรรพสินค้า เป็นต้น

      3.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป
      ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (General Purpose Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ เช่น การจัดพิมพ์รายงาน การนำเสนองาน การจัดทำบัญชี การตกแต่งภาพ การออกแบบเว็บไซต์ เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไปสามารถแบ่งออกได้เป็น 6 ประเภท ดังต่อไปนี้

            1) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (Database Management Software) คอมพิวเตอร์สามารถใช้จัดเก็บข้อมูลและจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งการเก็บรวบรวมข้อมูลที่สัมพันธ์กันไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เรียกว่า ฐานข้อมูล (Database) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลเป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่สร้างฐานข้อมูลและจัดการกับข้อมูลให้เป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการเรียกค้นข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล การเพิ่มข้อมูล และการลบข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น Dbase , Paradox , Foxbase , Microsoft Access เป็นต้น โปรแกรมที่จัดการฐานข้อมูล จะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางที่มีความสัมพันธ์กันแต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวที่เรียกว่า ระเบียน หรือ เรคคอร์ด (Record) และคอลัมน์ที่เรียกว่า ฟิลด์ (Field) แต่ละเรคคอร์ดจะประกอบด้วยฟิลด์ของข้อมูลที่ต้องการเก็บ เช่น ฐานข้อมูลโรงเรียน จะมีการจัดเก็บประวัตินักเรียน ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูล ได้แก่ เลขประจำตัว ชื่อ นามสกุล วันเกิด เพศ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์

            2) ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing Software) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้ในการสร้าง แก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดการรูปแบบเอกสาร ทำให้เอกสารมีรูปแบบที่สวยงาม น่าสนใจ ซึ่งเอกสารที่ผู้ใช้พิมพ์ไว้จะถูกจัดเป็นแฟ้มข้อมูล (File) สามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้และสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ได้ด้วย ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Office Word , Adobe Indesign , CorelDraw , WordPerfect , OpenOffice , Pladao Office เป็นต้น

            3) ซอฟต์แวร์ทำการคำนวณ (Caculation Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ การทำงานของซอฟต์แวร์ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้ มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และเครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จ บนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตร สามารถสั่งให้คำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด นอกจานี้ ผู้ใช้ยังสามารถสร้างกราฟ เพื่อนำเสนอได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Office Excel , OpenOffice Cale ในโปรแกรมชุด Pladao Office เป็นต้น

            4) ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล (Presentation Software) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ สร้างเอกสารที่ประกอบด้วยตัวอักษร รูปภาพ แผนผัง ภาพเคลื่อนไหว นิยมใช้ในการนำเสนอข้อมูลในการบรรยายในชั้นเรียนหรือการประชุม ซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Office PowerPoint , OpenOffice Impress , Pladao Office เป็นต้น

            5) ซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟฟิกและมัลติมีเดีย (Graphics and Multimedia Software) เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยทำงานด้านกราฟฟิกและมัลติมีเดีย เช่น ตกแต่งภาพ วาดรูป ปรับเสียง ตัดต่อภาพเคลื่อนไหว สร้างสรรค์งานสิ่งพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ รวมถึงการสร้างและออกแบบพัฒนาเว็บไซต์ ให้มีรูปแบบสวยงาม ทันสมัย เหมาะสมกับสื่อแต่ละประเภท เป็นโปรแกรมที่ง่ายต่อการศึกษาเรียนรู้ด้วยตัวเอง มีลูกเล่นหลากหลาย สามารถสั่งงานตามความต้องการได้ง่าย ซึ่งถือเป็นโปรแกรมหนึ่งที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้งานทุกระดับ

            6) ซอฟต์แวร์การใช้งานบนเว็บไซต์และการติดต่อสื่อสาร (Web Site and Communications Software) เป็นโปรแกรมที่พัฒนาเพื่อการติดต่อสื่อสารผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งการเติบโตของเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทำให้มีผู้พัฒนาโปรแกรมเพื่อใช้งานเฉพาะอย่างเพิ่มขึ้น เช่น โปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมล การท่องเว็บไซต์ การจัดการและดูแลเว็บไซต์ การส่งข้อความ รวมถึงการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย เป็นต้น

            การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์
            การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ให้เหมาะสมกับงาน มีขั้นตอนดังนี้
            1. สำรวจงานที่ผู้ใช้ต้องการใช้ซอฟต์แวร์อย่างละเอียดว่ามีลักษณะงานแบบใด
            2. สำรวจฮาร์ดแวร์และระบบคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ได้แก่ ระบบปฏิบัติการความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง ความจุของหน่วยความจำหลัก ความจุของหน่วยความจำสำรอง และความจุของการ์ดแสดงผล
            3. ทดลองใช้ซอฟต์แวร์อย่างน้อย 15 นาที เพื่อพิจารณาถึงประสิทธิภาพการใช้งานโดยใช้งานง่าย ไม่มีข้อผิดพลาด มีระบบความช่วยเหลือ มีคู่มือการใช้งานที่อ่านเข้าใจง่าย
            4. ศึกษาเปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถใกล้เคียงกัน โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ ดังนี้
               - เปรียบเทียบความสามารถของโปรแกรมที่ใกล้เคียงกับความสามารถที่ผู้ใช้ต้องการมากที่สุด
               - เปรียบเทียบกับราคาที่ใกล้เคียงกับงบประมาณที่ผู้ใช้ตั้งไว้
            5. ศึกษาข้อมูลบริการหลังการขายและระยะเวลาในการรับประกัน
            6. ทำความคุ้นเคยกับการใช้ซอฟต์แวร์ประมาณ 1 สัปดาห์ ก่อนนำไปใช้งานและควรเลือกบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ที่เปิดโอกาสให้คืนซอฟต์แวร์ที่ซื้อไปไม่น้อยกว่า 30 วัน